Non tutti sanno che dietro l’organizzazione di una mostra d’arte, vi è un enorme lavoro. A partire dalla cura delle procedure di prestito, delle assicurazioni, dell’imballaggio e del trasporto delle opere. Ma vediamo, dunque, nel particolare, come funziona tale organizzazione e a chi spetta sostenere le spese di una mostra.
L’aspetto più complesso della gestione di una mostra sono proprio le procedure di prestito, sia in entrata che in uscita. Le prime sono quelle più articolate, in quanto sono necessarie un gran numero di procedure e operazioni da svolgere nel più breve tempo possibile.
L’organizzazione e le spese di una mostra
Gestire e organizzare una mostra d’arte è una procedura molto complessa. Ovviamente maggiore sarà la grandezza e l’importanza dell’evento e delle opere che ospita, maggiore sarà il livello di difficoltà dell’organizzazione.
In primo luogo, la prima cosa che bisogna considerare sono le procedure di prestito in entrata e in uscita. Le prime prevedono la definizione dell’elenco delle opere che si intendono ospitare all’interno della mostra. Questo viene definito dal curatore o dal comitato scientifico della mostra e deve essere attuato con largo anticipo, perché la richiesta di prestito dovrebbe essere attuata almeno un anno prima della mostra.
Inoltre, sarà necessario tentare di non modificare tale elenco, in quanto, qualsiasi tipo di variazione potrebbe incidere negativamente sulla mostra. Perché potrebbe comportare una variazione dei costi o delle informazioni necessarie per progettare l’allestimento.
Va poi specificato, che all’interno della richiesta di prestito, vanno inserite tutta una serie di informazioni fondamentali come: la descrizione delle procedure per il ritiro e la consegna delle opere, la descrizione relativa alla movimentazione delle opere, descrizione degli impianti e delle procedure di sicurezza.
Per quanto riguarda le spese, invece, va specificato che ogni onere sarà a carico dell’ente organizzatore dell’evento. A partire dall’assicurazione delle opere prestate. I costi di quest’ultima spettano interamente all’organizzatore della mostra.
La polizza e il certificato assicurativo devono essere sottoposti ad un attento controllo e, per far ciò, devono essere inviati al prestatore almeno dieci giorni prima della partenza dell’opera.
Altre spese che dovrà sostenere l’ente organizzatore sono quelle di imballaggio e trasporto. Per queste, l’organizzazione dovrà attuare un’indagine di mercato per scegliere la compagnia che si occuperà del trasporto. Nel caso degli enti pubblici, questa diverrà una vera e propria indagine di mercato.
I diversi tipo di imballaggio e trasporto delle varie opere
Una delle operazioni più importanti e delicate dell’organizzazione di una mostra è proprio quella di imballaggio e trasporto delle opere. Una volta scelta la compagnia che si occuperà di quest’attività, sarà necessario applicare diversi tipo di trasporto e imballaggio, a seconda della tipologia di bene.
Per esempio, se si tratta di opere su carta, come disegni, stampe o fotografie, si potranno adottare due tipi di imballaggio e trasporto. Il primo è il trasporto manuale dell’opera in sé, mentre la cornice potrà viaggiare separatamente. Oppure il quadro potrà essere innestato fin dall’inizio all’interno della sua cornice, con vetro speciale e cassa climatizzata.
